DATEV-Schnittstelle: Buchhaltung digitaler Kassenbons

anybill verfolgt das Ziel, dem ausgedruckten Zettelchaos ein Ende zu setzen und eine umweltfreundliche Alternative zum papierhaften Kassenbon mit dem digitalen und smarten Kassenbon zu etablieren. Doch anybill kann mehr als nur digitale Kassenbons anbieten: Mithilfe verschiedener Schnittstellen zu diversen Buchhaltungstools können die Nutzer von anybill auch problemlos ihre vorbereitende Buchhaltung digital und direkt auf dem Smartphone durchführen. Hierfür können digitale Kassenbons in der anybill App einfach markiert und zu den jeweiligen Buchhaltungstools exportiert werden. anybill bietet Schnittstellen zu verschiedenen Buchhaltungstools. Eines dieser Tools ist die DATEV-Schnittstelle – ein zentrales Beleg-, Rechnungs- und Dokumentenaustauschprogramm, welches den Export von Belegen direkt und automatisiert in Unternehmen online ermöglicht. Außerdem ermöglicht die digitale Lösung einen direkten digitalen Austausch von Belegen und Dokumenten mit der Steuerkanzlei. Mit der digitalen Alternative können Kassenbons und Belege nie wieder verblassen oder verloren gehen. DATEV meets anybillUm mehr zu digitalem Belegmanagement und der Möglichkeiten digitaler Lösungen zu erfahren, haben wir Christian Goede-Diedering von DATEV interviewed. Christian ist Regionsverantwortlicher im Bereich „Partnering Wirtschaftsverbände“ für die DATEV eG in Nordrhein-Westfalen (Nord), Niedersachsen und Bremen. Der Wirtschaftsjurist ist als Referent, Dozent und zertifizierter Online-Trainer bei Industrie- und Handelskammern, Wirtschaftsverbänden und Handwerkskammern aktiv und verfolgt das Thema „Kassendaten, TSE & Co.“ seit mehreren Jahren. Themenschwerpunkte seiner Vorträge sind „Elektronische Kassensysteme“, „Kassennachschau“ und „Die elektronische Betriebsprüfung“.anybill-Redaktion: Hallo Christian! Danke für deine Zeit. Was ist deine Meinung zur Kassensicherunsverordnung (KassenSichV), Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und zur Belegausgabepflicht? Kannst du gewisse Vorteile für Händler oder andere Akteure im Markt erkennen? Christian Goede-Diedering (DATEV): „Hier fällt mir spontan ein Wort ein: „Endlich!“. In der Vergangenheit wurden Umsätze verkürzt, indem Bargeld statt in die Kasse einfach in die Tasche gesteckt wurde oder indem die Bücher gefälscht wurden. Inzwischen wird die Umsatzverkürzung durch den Einsatz moderner Techniken deutlich verfeinert betrieben, womit es für die Steuerverwaltungen erheblich schwieriger ist, sie aufzudecken. Die zwei wichtigsten Arten von Umsatzverkürzungstools sind Phantomware und Zapper. Seit 1985 weiß man, dass in Kassensystemen systematisch manipuliert worden ist. Mit dieser Steuerhinterziehung ist nun endlich Schluss. Wenn Steuerstraftaten durch moderne Technik erleichtert werden, bedarf es einer entsprechenden technischen und rechtlichen Antwort. Was in anderen Ländern seit Jahren bereits gegen die Manipulationen unternommen wird, hält nun auch Einzug in die „Deutschen Kassensysteme“ und sorgt zum einen für Steuergerechtigkeit und zum anderen für einen fairen Wettbewerb. Für den Kassenfachhandel ergeben sich daraus, meiner Meinung nach, deutliche Vorteile. Es geht nicht nur um den Verkauf eines Kassensystems, sondern um die Chance, einen Kunden mit diesem System dauerhaft beratend zu begleiten. Von der Erstinstallation bis zur Unterstützung bei Betriebsprüfungen oder Kassennachschauen. Die Einbindung eines Kassensystempartners und des Steuerberaters als Experten für ein komplexes Aufzeichnungssystem, wie es die Kassen zukünftig sein werden, ist für Unternehmer unabdingbar. Hier werden zukünftig Unternehmen, deren Steuerberater bzw. Steuerberaterin sowie die Kassensystempartner Hand in Hand arbeiten müssen. Das Konzept der „Technischen Sicherheitseinrichtung – TSE“ ist dafür zielführend. Denn der Unternehmer als Steuerpflichtiger behält seine Unabhängigkeit und kann zwischen mehreren Lösungsanbietern wählen. In anderen Ländern, wie beispielsweise Argentinien, Italien oder der Slowakischen Republik, gibt es bereits heute oder in naher Zukunft die Pflicht, dass Unternehmen die Kassendaten und Informationen direkt an staatliche Einrichtungen und Server übermitteln müssen. In Deutschland etabliert sich zum Glück ein System ohne „Vorratsdatenspeicherung“, was der Rechtsstaatlichkeit zu Gute kommt, da ohne konkreten Verdacht nicht einfach eine Massendatenprüfung erfolgen darf. In diesem Zusammenhang steht auch die Belegausgabepflicht. Zum Jahreswechsel 2019/2020 war die Aufregung groß und die Ausgabepflicht stieß bei vielen Unternehmern und Kunden auf Ablehnung. Man muss sich aber vor Augen halten, dass nur mit der Ausgabepflicht eines Beleges die korrekte Kommunikation zwischen Kassensystem und TSE mit einem einfachen Testkauf überprüft werden kann, da er auch Angaben zur TSE enthält. Andernfalls müsste man auf der Rechtsgrundlage einer Kassennachschau dies überprüfen und das möchte dann auch niemand wirklich. Denn dann werden die Abläufe im Betrieb unterbrochen und gestört, entsprechend wäre der Aufwand für eine Prüfung der Kassenabläufe sowohl für den Unternehmer als auch für die Finanzverwaltung nicht unerheblich.“anybill-Redaktion: Wie schätzt du die internationale Belegausgabepflicht in Europa ein? Erkennst du Vorteile und auch Nachteile? In welchen Ländern wird die Belegausgabepflicht wie umgesetzt? Gibt es Problemländer? Christian Goede-Diedering (DATEV): „Bei dieser Frage kann ich natürlich nicht alle Aktivitäten der jeweiligen Länder vorstellen, aber ich möchte drei Länder zum Vergleich herauspicken, die aufzeigen, dass wir in Deutschland nach wie vor moderat und mit Augenmaß vorgehen. Seit 1997 sind in Italien alle Händler verpflichtet, immer einen maschinell erstellten Kassenbon (ital. Scontrino) auszustellen und an den Kunden zu übergeben. Anders als in Deutschland besteht hier zudem Belegmitnahmepflicht. Es kann passieren, dass man auf der Straße von der Guardia di Finanza (italienische Finanzpolizei) kontrolliert wird. Kann man einen Kassenbon vorweisen, ist alles in Ordnung. Kann man keine Scontrino vorlegen, wird in der Regel ein Bußgeld fällig. Soweit man den Bon z.B. im Restaurant vergessen hat, begleiten einen die Damen und Herren der Guardia di Finanza auch gerne zum Tisch zurück. Im Kampf gegen Steuerhinterziehung ist es in Italien zudem seit 2011 für nicht italienische Staatsbürger verboten, Beträge über 1.000 Euro in bar zu bezahlen.Tschechien hat zum 1. Oktober 2017 im Kampf gegen Steuerhinterziehung eine Kassenbon-Lotterie gestartet. Kunden können sich für die Teilnahme an der Auslosung mit einem Zahlencode registrieren, der auf Quittungen und Belegen von Geschäften und Restaurants aufgedruckt ist. Erster Preis bei der ersten Verlosung waren eine Millionen Kronen (38.500 Euro), zweiter Preis war ein sportlicher SUV. Sie glauben gar nicht wie gerne in Tschechien ein Kassenbon mitgenommen wird. Als drittes Land, ein Blick nach Ruanda. Hier würde man nicht direkt vermuten, dass man weiter ist als in Deutschland. Ruanda hat bereits 2012/2013 die Unternehmer zum Einsatz sogenannter „Electronic Billing Machines (EBM)“ verpflichtet. Ein Grund war, dass papierbasierte Aufzeichnungen leicht durch Brand, Überschwemmungen und sonstige Katastrophen zerstört werden konnten. Das System besteht aus zwei Komponenten. Einem zertifizierten Rechnungssystem (Certified Invoicing System – CIS) und einem Umsatzdatenerfassungsgerät (SDC – Sales Data Controller). Dabei werden, ähnlich wie bei der TSE-Lösung in Deutschland zahlreiche Daten erfasst. Das CIS muss einen Papierbeleg erstellen, auf dem mindestens der Name des Steuerpflichtigen; Identifikationsnummer; Ort des Verkaufs; Art des Belegs und Art der Transaktion; Nummer des Belegs (durchgehende Nummerierung in aufsteigender Reihenfolge); Beschreibung der verkauften Ware/Dienstleistung mit Angabe von Menge, Preis sowie viele andere Elemente einschließlich Datum, Zeitstempel, Signatur des Belegs und SDC-Identifikationsnummer etc. aufgelistet sind. Die „Electronic Billing Machine (EBM)“ muss für den Kunden deutlich zu sehen sein. Es muss ein Schild angebracht sein mit dem Namen des Nutzers und der Identifikationsnummer des CIS und des SDC sowie dem Hinweis, dass der Kunde nicht zahlen soll, wenn er keinen Beleg erhält. Das heißt in der Praxis, erst den Kassenbon, dann das Geld. Problematisch bei der Umsetzung der Regelungen ist, dass die Menschen in Ruanda es nicht gewöhnt sind, einen Beleg zu verlangen, wenn sie etwas kaufen.“ anybill-Redaktion: Warum dauert die Etablierung der Belegausgabepflicht in Deutschland so lange? Christian Goede-Diedering (DATEV): „Das ist eine gute Frage, die sich aber nicht leicht beantworten lässt. Wenn man in den deutschen Einzelhandel sowie die Bäckereien, Metzgereien etc. blickt, erhält man schon seit Jahren in der Regel einen Kassenbon und das auf freiwilliger Basis. Die Kunden allerdings nehmen für Geschäfte des Alltags den Bon eben nicht mit, was dann dazu führt, dass der Bon direkt wieder entsorgt wird. Das ist weder umweltfreundlich noch nachhaltig, es hat aber auch keinen wirklich interessiert. Man muss andererseits feststellen, dass gerade die Bonausgabepflicht dieses absurde Tun in Frage gestellt hat bzw. den Weg für den elektronischen Kassenbon geebnet hat. Die Bonausgabepflicht steht seit Ende 2016 im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Es war also genug Zeit, auf einen elektronischen Bon umzustellen und wenn wir ehrlich sind, beginnt jetzt gerade erst die Umstellung auf elektronische Belege. So wie am Bargeld hängen wir Deutschen wohl auch am Papier. Das muss sich meiner Meinung nach ändern.“anybill-Redaktion: Wie schätzt du die Chancen für digitale Lösungen für die Kassenbonpflicht ein? Christian Goede-Diedering (DATEV): „Ich finde den Ansatz von anybill und ähnlicher Anbieter großartig und bin der festen Überzeugung, dass der digitale Kassenbon die Zukunft ist. Es ist aber auch klar, dass ihr hier nicht allein unterwegs seid. Ich würde mir daher wünschen, dass man Aktivitäten bündelt, Teil der aktiven Plattformen und digitalen Ökosysteme wird und Daten austauscht. DATEV hat mit „MeinFiskal“ und dem Kassenarchiv online so eine Plattform ins Leben gerufen. Hier liegt der Schwerpunkt nicht in der Speicherung von Kassenbons, sondern in der Chance, alle Partneranbieter und Daten an einem Ort zu vereinen, sodass jeder seinen Beitrag für Kassenbetreiber leistet. Eine ordnungsgemäße Kassenführung beginnt bei den nativen Kassendaten und dem Kassenbon, geht dann aber weiter über das Kassenbuch und schlussendlich in die Buchführung, die meistens vom Steuerberater erstellt wird. Nur durch die offene strategische Partnerschaft verschiedener Anbieter bekommen Unternehmen die einfache und sichere Möglichkeit, eine ordnungsgemäße Kassenführung gegenüber der Finanzverwaltung darzustellen. Namhafte Kassenhersteller und der TSE-Anbieter Swissbit AG sind bereits bei "MeinFiskal" dabei. Wir laden anybill und andere Anbieter gerne ein, ebenfalls Teil dieser strategischen Partnerschaft zu werden.“anybill-Redaktion: Wie hat die COVID-19-Pandemie die Umsetzung der KassenSichV und TSE beeinflusst? Christian Goede-Diedering (DATEV): „Zum Jahresbeginn 2020, als von der COVID-19-Pandemie noch nicht die Rede war, hatten die betroffenen Unternehmer noch im Kopf, dass ihr Kassensystem mit einer TSE aufgerüstet und dann irgendwann bei der Finanzverwaltung angemeldet werden muss. Viele kannten zudem durch die Medien oder von Kassenhändlern die Nichtbeanstandungsregelung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) mit einer Frist bis zum 30. September 2020. Mit Ausbruch der Pandemie wurden dann ganz andere Dinge wichtig und gerade für Einzelhandel und Gastronomie ging es ums Überleben. Das Thema TSE rückte völlig aus dem Fokus und wurde erst durch die Initiative einiger Bundesländer zur Verlängerung der Nichtbeanstandungsregelung in das Bewusstsein einiger Unternehmer zurückgeholt. Nach anfänglicher Verwirrung stürzten sich viele dankbar auf den Termin 31.03.2021 für das Auslaufen der Nichtbeanstandung und dachten, sie hätten Zeit bis Ende März 2021, um sich mit dem Thema näher auseinandersetzen zu müssen. Was aber viele Unternehmer übersehen haben, sind die Anforderungen, unter denen die neue Nichtbeanstandungsregelung gilt. Voraussetzung für eine Anwendung ist nämlich eine nachweislich verbindliche Bestellung einer „Technischen Sicherheitseinrichtung“ bis spätestens 30.09.2020. In einigen Ländern wurde diese Frist sogar auf den 31.08.2020 verkürzt. Nur wer bis zu dem in seinem jeweiligen Bundesland geltenden Zeitpunkt nachweislich die Bestellung durchgeführt hat, kommt in den Anwendungsbereich der Nichtbeanstandungsregelung. Wer nicht bestellt hat oder bereits aufgerüstet ist, sitzt auf einer tickenden Zeitbombe, da ein nicht zugelassenes Kassensystem im Einsatz ist. Ich vergleiche das gerne mit dem Straßenverkehr: Der Unternehmer führt ein für den Straßenverkehr nicht zugelassenes Fahrzeug. Im Bereich der Kassensysteme kann hierfür ein empfindliches Bußgeld bis zu 25.000 Euro fällig werden. Hier gilt es also schnellstens und unverzüglich aufzurüsten, bevor ein solches Kassensystem von der Finanzverwaltung im Rahmen von Kassennachschau oder Außenprüfung entdeckt wird – und die finden trotz Corona-Krise statt.“