So automatisierst Du Dein Belegmanagement mit GetMyInvoices und anybill

So automatisierst du dein Belegmanagement

15.9.2021

Unternehmen, Freiberufler und Soloselbstständige versuchen kontinuierlich Kosten zu vermeiden. Dabei nehmen die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen großen Raum ein. Dennoch erfolgt die Bearbeitung von Rechnungen und Quittungen oft manuell und papierbasiert. Dies führt unter anderem zu langwierigen Bearbeitungszyklen und mangelnder Transparenz. Nelly Brüssing, Marketing Managerin bei GetMyInvoices, erläutert, wie es Dir mit einer digitalen Rechnungsmanagement-Software und digitalen Kassenbons gelingt, Deine vorbereitende Buchhaltung zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Digitale Kassenbons, wie sie anybill mittels einer Infrastruktur direkt am Point of Sale ermöglicht, eröffnen Dir einen ersten Schritt zu effizienteren Prozessen für Dein Belegmanagement. Denn Quittungen, die Du zum Beispiel beim Aufgeben eines Briefes oder beim Tanken über das Smartphone erhältst, liegen digital vor und müssen nicht mehr umständlich eingescannt werden. Der zweite Schritt für eine optimale vorbereitende Buchhaltung sollte darin bestehen, digitale Kassenbons mit GetMyInvoices miteinander zu verknüpfen. Eine Schnittstelle ohne Medienbrüche ermöglicht daraufhin den direkten Export in die Rechnungsmanagement-Software GetMyInvoices.

Alle Dokumente unmittelbar verfügbar

In GetMyInvoices stehen die Quittungen, die anybill digitalisiert und in Echtzeit ausstellt, zusammen mit den Rechnungen, die Du automatisch aus Kundenportalen abrufen, aus E-Mails extrahieren und aus Drittlösungen importieren kannst, in einer zentralen Belegverwaltung zur Verfügung. Relevante Informationen wie Ersteller, Belegdatum und Rechnungsbetrag liest die in GetMyInvoices integrierte OCR selbstständig und mit hoher Zuverlässigkeit aus. Somit musst Du diese nicht mehr manuell abtippen, wenn Du sie in einer anderen Anwendung benötigst. Denn GetMyInvoices überträgt diese Rechnungsinformationen zusammen mit den Dokumenten in zahlreiche weitere Lösungen. Dazu zählen Anwendungen von Steuerberatern, Buchhaltungssysteme, Dokumentenmanagement-Lösungen und Cloudspeicher. Du kannst einfach auswählen, was Du nutzt.

Selbst wenn Du nicht mit einem Steuerberater zusammenarbeitest oder kein Buchhaltungstool verwendest, hilft Dir GetMyInvoices, die Belege, die Du aufbewahren musst, effizient zu organisieren. Du kannst beispielsweise Dokumente – und auch digitale Quittungen – Kategorien zuordnen, mit individuellen Tags versehen und archivieren. Somit wird es möglich, jedes Dokument innerhalb kürzester Zeit wiederzufinden, etwa wenn Du Deine Steuererklärung erstellst oder eine Betriebsprüfung bevorsteht. Darüber hinaus kannst Du Deine Bankkonten verbinden und Belege Transaktionen zuordnen. Diese werden automatisch als bezahlt markiert, was Dir weiteren Aufwand erspart.

Ganzheitlich digitales Rechnungsmanagement

Zudem entstehen weniger Fehler, die anschließend aufwendig korrigiert werden müssen, und die Durchlaufzeit von Rechnungen verkürzt sich erheblich. Dadurch wiederum ist es möglich, Vorteile wie Skonti in Anspruch zu nehmen. Außerdem hast Du die Möglichkeit, Dir binnen Sekunden einen Überblick über Deine aktuelle finanzielle Situation zu verschaffen – eine gute Basis für fundiere Entscheidungen. Kurz: Der „Mut zur Lücke“ und das Scannen von Quittungen hat in Zeiten einer möglichen vollständigen Automatisierung des Belegmanagements nichts verloren. Ganzheitlich digitales Rechnungsmanagement ist das Gebot der Stunde.

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